Zarządzanie zmianą w administracji podatkowej na przykładzie wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur – studium przypadku II Urzędu Skarbowego w Tarnowie

Abstract

Praca dotyczy zarządzania zmianą w administracji podatkowej na przykładzie wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur w II Urzędzie Skarbowym w Tarnowie. Celem pracy była analiza KSeF jako procesu zmiany organizacyjnej oraz ocena przygotowania pracowników urzędu do funkcjonowania w warunkach nowych rozwiązań prawnych, technicznych i organizacyjnych. Badania empiryczne przeprowadzono metodą sondażu diagnostycznego, z wykorzystaniem anonimowej ankiety skierowanej do 84 pracowników II Urzędu Skarbowego w Tarnowie, a uzyskane wyniki uzupełniono analizą dokumentów i materiałów informacyjnych dotyczących KSeF. Wyniki badań potwierdzają, że pracownicy dostrzegają znaczenie wdrożenia systemu, jednak ich poziom przygotowania jest najczęściej oceniany jako częściowy. Wszyscy respondenci deklarowali udział w kilku szkoleniach, lecz zdecydowana większość uznała je za głównie teoretyczne i niewystarczająco ukierunkowane na praktyczne sytuacje zawodowe. Istotnymi problemami okazały się także przeciążenie obowiązkami, ograniczony czas na przygotowanie, potrzeba bardziej szczegółowych materiałów pomocniczych oraz nierówny przepływ informacji. Analiza krzyżowa wykazała, że większe znaczenie dla oceny gotowości do pracy z KSeF mają cechy zawodowe respondentów, zwłaszcza miejsce pracy, zakres obowiązków, staż oraz częstotliwość kontaktu z podatnikami, niż sama płeć lub poziom wykształcenia. Praca stanowi dowód na to, że skuteczne wdrożenie KSeF wymaga nie tylko formalnych szkoleń, lecz także praktycznego wsparcia, jasnej komunikacji i dostosowania działań wdrożeniowych do specyfiki poszczególnych komórek organizacyjnych urzędu.This thesis examines change management in the tax administration, using the implementation of the National e-Invoice System (KSeF) at the 2nd Tax Office in Tarnów as a case study. The aim of the thesis was to analyze KSeF as a process of organizational change and to assess the readiness of the office’s employees to operate under new legal, technical, and organizational conditions. Empirical research was conducted using a diagnostic survey method, involving an anonymous questionnaire distributed to 84 employees of the Second Tax Office in Tarnów, and the results were supplemented by an analysis of documents and informational materials regarding the KSeF. The findings confirm that employees recognize the importance of implementing the system; however, their level of preparedness is most often assessed as partial. All respondents reported participating in several training sessions, but the vast majority considered them to be mainly theoretical and insufficiently focused on practical professional situations. Other significant issues included work overload, limited preparation time, the need for more detailed supporting materials, and uneven information flow. A cross-analysis showed that professional characteristics of the respondents–particularly their workplace, scope of duties, seniority, and frequency of contact with taxpayers–are more significant for assessing readiness to work with KSeF than gender or educational level alone. The thesis proves that the effective implementation of KSeF requires not only formal training but also practical support, clear communication and adaptation of implementation activities to the specificity of individual organizational units of the office.