Digitalizacja i nowoczesne technologie w Urzędzie Gminy w Łukowicy – studium przypadku

Abstract

Celem pracy była analiza procesu digitalizacji administracji publicznej na przykładzie Urzędu Gminy Łukowica, ze szczególnym uwzględnieniem wdrażania i funkcjonowania systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD). Badania przeprowadzono w formie ankiety wśród 35 pracowników Urzędu Gminy Łukowica. Analiza wykazała, że digitalizacja przyczynia się do usprawnienia obiegu dokumentów, poprawy organizacji pracy oraz zwiększenia efektywności realizacji zadań administracyjnych. Uzyskane wyniki wskazują na fakt, że skuteczność wdrożonych rozwiązań cyfrowych zależy nie tylko od jakości systemu informatycznego, lecz także od poziomu kompetencji pracowników, odpowiedniego przygotowania organizacyjnego oraz sprawnej komunikacji wewnętrznej. Respondenci dostrzegają korzyści wynikające z funkcjonowania systemu EZD, jednocześnie wskazując na potrzebę dalszych szkoleń, doskonalenia procedur i rozwoju infrastruktury technicznej. Przeprowadzone badania wykazały, że digitalizacja stanowi istotny element modernizacji administracji samorządowej, jednak pełne wykorzystanie jej potencjału wymaga ciągłego doskonalenia procesów organizacyjnych i technologicznych

The aim of this study was to analyze the process of digitizing public administration using the example of the Łukowica Commune Office, with particular emphasis on the implementation and operation of the Electronic Document Management (EDM) system. The study was conducted as a survey among 35 employees of the Łukowica Commune Office. The analysis revealed that digitization contributes to streamlining document flow, improving work organization, and increasing the efficiency of administrative tasks. The results indicate the fact that the effectiveness of implemented digital solutions depends not only on the quality of the IT system but also on the level of employee competence, appropriate organizational preparation, and effective internal communication. Respondents recognize the benefits of the EDM system, while also pointing to the need for further training, improved procedures, and the development of technical infrastructure. The research revealed that digitization is a crucial element of modernizing local government administration, but fully realizing its potential requires continuous improvement of organizational and technological processes.